niedziela, listopada 07, 2010

Teoria biurokracji ;-)

Mam taką teorię dotyczącą biurokracji, szczególnie tego jej złego aspektu związanego z głupotą i rozmyciem odpowiedzialności.

Wszystko zaczyna się od samoorganizacji.
Mamy np. parking w firmie, ludzie przyjeżdżają i parkują. Każdy stara się parkować tak by było wygodnie mu i innym.
W pewnym momencie ktoś kogoś zastawia. Ale wie, że robi źle i zostawia swój numer telefonu, szuka tego kogo zastawił i przeprasza i prosi o to by dać mu znać jak ten ktoś będzie chciał wyjechać.
Wszystko działa. Są pewne niepisane zasady postępowania i wszyscy tak działają.
Co jakiś czas ktoś zapomina o tym powiadomieniu i wtedy wybuchają małe scysje, ale są łagodzone, ale z czasem są coraz częstsze bo zwykle zastawiającymi są te same osoby.
Wtedy podejmowana jest decyzja, że wprowadza się ostrzejsze zasady. Od teraz zastawiać nie wolno, albo wolno, ale tylko za zgodą zastawionego.
To działa, ale z czasem przestaje. Więc jest zasada, że wolno parkować tylko tak by nikogo nie zastawić.
Działa, ale w pewnym momencie ktoś zaparkował tak, że jednak ciut zablokował, więc zasady się zmieniają i zapada decyzja, że wolno parkować tylko na wyznaczonych miejscach, a każde auto parkujące w złym miejscu będzie odholowywane z parkingu.
I w końcu gdy ktoś zaparkuje na miejscu, na którym nikogo nie blokuje [np. na środku parkingu] ale nie ma tam wyznaczonego miejsca to jest odholowywany i ponosi konsekwencje złamania zasad.......
Problem w tym, że chodziło na początku o to by można było wygodnie parkować, a skończyło się na tym, że od tej wygody ważniejsze stały się jakieś abstrakcyjne zasady parkowania. Nikomu nie służą, ale są ważne.

Inny przykład. Prowadzimy firmę, która kontaktuje się ze stanami. Pracujemy dla nich więc potrzebujemy by nasi pracownicy znali dobrze angielski, bo dzięki temu będą się mogli dogadywać z ludźmi z którymi mają pracować.
W pewnym momencie głos ludu mówi, że dobrze by było wprowadzić lekcje języka. Wynajmujemy więc native'ów żeby ludzie mogli z nimi rozmawiać w ramach lekcji o polityce, o technice, o filmach i o wszystkim by uczyli się języka i czuli się z nim swobodnie.
Część ludzi chodzi, część nie chodzi, część chodzi przez cały czas, część kończy chodzić po roku czy dwóch. No to formalizujemy te lekcje, uznajemy, że dzielimy ludzi na grupy zależne od umiejętności i pozwalamy im się w nich uczyć aż dojdą do najwyższej. Po jakimś czasie ograniczamy czas nauki do 3 albo 2 lat.
Oczywiście ponieważ awans wymaga większej liczby kontaktów ze stanami to awansować chcemy tych, którzy znają angielski lepiej. Decydujemy o tym na "czuja", ale z biegiem czasu przyjmujemy np. że awans musi się wiązać z przynależności do np. 3 grupy umiejętności. Zaczynamy się bawić w certyfikaty i podobne....
I po jakimś czasie mamy tak, że kluczem do awansu jest certyfikat, a nie umiejętność rozmowy po angielsku.
Czyli mieliśmy cel - polepszyć komunikację między ludźmi, a skończyliśmy na tym, że mamy strzelanie certyfikatów, które nie wiąże się zbytnio z polepszaniem komunikacji.

Kolejny przykład.
Na forum internetowym prowadzimy rozmowy na dany temat. Co jakiś czas ktoś zboczy i dyskusja się toczy w innym temacie niż temat główny.
Ludzie się zaczynają burzyć, że przecież jak przyszli poczytać o A to ich nie obchodzą dyskusje o B. To dajemy moderatorów, którzy mają nadawać ton dyskusji, moderować jej przebieg. Mamy szczęście, bo nie wybieramy szaleńców a ludzi rozsądnych.
Ale są protesty dotyczące decyzji moderatorów. Wprowadzamy więc regulaminy, zakazujące zbaczania z tematów, albo przeklinania..... i kończymy na tym, że z miejsca ożywionej dyskusji trafiamy do świata w którym nikt nie prowadzi żadnej dyskusji bo się nie da.

We wszystkich tych przypadkach powyżej, regulacje miały na celu poprawę funkcjonowania, ale z czasem stały się celem samym w sobie.
Tu wchodzi pewien specyficzny rodzaj ludzi, którzy kochają zasady i nimi żyją.
To nie są źli ludzie, nie są pozbawieni wyobraźni, czy coś podobnego. Oni przestrzegają zasad i stają się ich obrońcami. Działacze. Tu zachodzą subtelne procesy, ale nagle okazuje się że są zasady....... zwykle na początku mają sens i są przestrzegane i używane przez ludzi, którzy je wprowadzili i rozumieją ich sens. Dlatego w sytuacjach wyjątkowych potrafią od tych zasad odstąpić. Przymykają oko na łamanie tych zasad gdy to łamanie nie narusza pierwotnego celu wprowadzenia tych zasad. Ale tutaj pojawiają się ludzie źli z tego powodu, że muszą zasad przestrzegać, ale bojący się je złamać. Domagają się więc by kogoś tam ukarać za złamanie zasad. Ale jest jeszcze dobrze. Z czasem ludzie egzekwujący zasady awansują, odchodzą, umierają i inne rzeczy, na ich miejsce przychodzą nowi, którzy uczą się tych zasad przez osmozę. Puki w środowisku jest silne stężenie przekonania, że zasady są w celu uporządkowania jakiejś sprawy to nowi się tego uczą, nie samego tego, że zasady mają jakiś cel nadrzędny, ale tego że są od nich odstępstwa, niektórzy nowi nawet dochodzą po jakimś czasie do zrozumienia o co w tym wszystkim biega. Ale z czasem jest ich coraz mniej, i coraz częściej stosują zasady których nie rozumieją. Nikt ich nie uczy nawet samych reguł [już nie celu ich wprowadzenia], nabywają tą wiedzę już nawet nie przez osmozę ale przez powtarzanie czynności pokazanych przez kogoś kto tak samo nie rozumie tego co robi... A w tym momencie jak już niewielu, albo nikt nie rozumie zasad to wchodzi rozmywanie odpowiedzialności.
To się zbiera i kumuluje i w końcu mamy biurokrację :-)

Czy można z tym walczyć?

Walczymy codziennie ;-) bo łamiemy zasady i prawa. A to powoduje, że co jakiś czas ktoś patrzy na istniejące zasady i stwierdza, że są bezsensu i zaczyna je zmieniać.
Przychodzi nagle ktoś i pyta, że skoro np. by wydać 1000 złotych kupując coś przez internet musi tylko podać numer swojej karty kredytowej, albo nawet nie, tylko musi podać swój adres i zapłacić za pobraniem, a nie jest to nagminnie wykorzystywane do głupich dowcipów i zamawiania produktów do osób, które czegoś nie zamawiały, to może obowiązek meldunkowy nie ma sensu? Szczególnie, że gdy kogoś trzeba znaleźć to z powodu ochrony danych osobowych nie można skorzystać z wiedzy zdobytej przez tą obowiązkową rejestrację (bo i tak nie ma sposobu by tanio i szybko kogoś znaleźć). No i zapada decyzja, że nie będzie obowiązku meldunkowego. Wszyscy są szczęśliwi........ ale teraz budzi się ta zła część biurokracji i płyną zewsząd informacje, że przecież nie będzie można zrobić, tego i tego, a tamto będzie utrudnione.... no i zmienia się zasady, że likwiduje się obowiązek meldunkowy, ale za to wprowadza się obowiązkową rejestrację pobytu ;-)

Pokazując to wszystko jeszcze inaczej. Tylko niektórzy ludzie są na tyle bystrzy by tworzyć regulacje i dostrzec ich sens i ci ludzie zwykle rozumieją, że zasady są rozmyte, że wszystko zależy od okoliczności, większość jednak uważa zasady i regulacje za pierdoły i przestrzega ich bo tak robią inni. A że jakoś to działa to się trzyma i zapewne będzie trzymało jeszcze przez dość długo ;-)


Podobne postybeta
11. Nie będziesz używał komunikatorów innych...
My - Niedouczeni ;-)
Czemu mniej miejsc parkingowych to mniejsze korki w mieści?
Myjnia
Książki które zmieniły moje życie